GDPR - behandling av personuppgifter

Ändamål

När du besöker någon av vår webbplats eller samlar vi in och behandlar personuppgifter för att på ett säkert och korrekt sätt tillhandahålla de tjänster du vill använda.

Vilka uppgifter behandlas?

Vid besök på någon av våra webbplatser behandlar vi uppgifter om din IP-adress, vilken typ av enhet du surfar med och vad du gör på vår webbplats för att kunna skydda oss mot exempelvis obehöriga intrång, överbelastning och andra säkerhetsrisker.

Laglig grund

Vi stödjer vår behandling av dina personuppgifter på en så kallad intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillhandahålla de tjänster du vill använda på vår webbplats på ett säkert och korrekt sätt samt för att efterleva riktlinjer om dataskydd, IT-säkerhet och informationssäkerhet.

Gallring

Uppgifter som vi behandlar för att skydda oss mot obehöriga intrång, överbelastning och andra säkerhetsrisker sparas normalt inte. Men om tillgången till webbplatsen skulle blockeras av säkerhetsskäl sparas information om det i upp till tre månader.

Ändamål

För att registrera dig som sökande av en bostad hos oss behöver vi behandla personuppgifter om dig. Då behöver vi till exempel kontaktuppgifter till dig, såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-mailadress.

Laglig grund

Den lagliga grunden för behandlingen är att vi har ett berättigat intresse av att administrera din profil för att kunna erbjuda dig en bostad.

Gallring

Om du tackar nej till en bostad och inte önskar stå kvar som sökande kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

Ändamål

För att kunna erbjuda en bostad hos oss behöver vi behandla personuppgifter om dig. Då behöver vi till exempel kontaktuppgifter till dig såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-mailadress, uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.

Laglig grund

Rättslig grund enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) är fullgörande av avtal.

Gallring

Om du blir hyresgäst hos oss fortsätter hanteringen av dina personuppgifter, vi sparar dock inte kreditupplysningar eller uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst. Se vidare nästa stycke.

Ändamål

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart.
Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter, bland annat när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla tjänster och service till dig.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Rättslig grund

Rättslig grund enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) är fullgörande av avtal och berättigat intresse i form av att tillvarata rättsliga anspråk enligt hyreslagen.

Personuppgiftsbiträden och övriga mottagare

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Gallring

Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.

Vi gallrar och rensar personuppgifter om dig när hyresförhållandet är slut och du har flyttat från din lägenhet. Gallring sker två gånger per år.

Vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter, till exempel hyresavtalet.

Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Ändamål

I våra fastigheter använder vi så kallade elektroniska nycklar (även kallade ”tags” eller brickor). I det elektroniska nyckelhanteringssystemet lagras dörröppningar och bokningsloggar från tvättstugan. På vissa adresser finns möjlighet att lägga in namn och telefonnummer på porttavlan/porttelefonen (telefonnummer syns ej) om du/ni som hyresgäst vill.

Ändamålen med behandlingen av personuppgifterna är att vi ska kunna genomföra tekniskt underhåll och felsökning, samt att du/ni ska kunna öppna de dörrar ni behöver i ert hus, boka er tid i tvättstugan eller få tillträde till en lokal som ni hyr.

Rättslig grund

Rättslig grund enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) är fullgörande av avtal.

Personuppgiftsbiträden och övriga mottagare

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till Polisen vid en eventuell brottsutredning.

Gallring

• Information om dörröppningar lagras i två veckor.
• Bokningsloggar från tvättstugan lagras i fyra veckor.

När du/ni flyttar från din/er lägenhet eller lokal raderas dina/era personuppgifter ur det elektroniska nyckelhanteringssystemet.

Ändamål

Länsförsäkringar Västerbotten har i dagsläget kamerabevakning på fastigheterna i kvarteret Fabriken, och denna information gäller dig som befunnit dig på platser där vi har kamerabevakning. Vilka de platserna är framgår av skyltning på respektive plats.

Personuppgifterna som hanteras är enbart kopplade till det som filmas.

Syftet med kamerabevakningen är att den ska förebygga och förhindra att brott sker på en plats, men även att bistå myndigheter i utredningar av skadegörelse och andra brott.

Rättslig grund

Rättslig grund enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) är berättigat intresse av att förhindra att brott sker på en plats, men även att bistå myndigheter i utredningar av skadegörelse och andra brott.

I de fall kamerorna fångar uppgifter om lagöverträdelser är vår behandling av dessa uppgifter nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras.

Utlämnande

Det inspelade materialet kan komma att visas upp för personer som arbetar med bevakning hos hyresvärden, samt för vår leverantör som hanterar kamerorna inklusive bildmaterialet. Materialet kan även delas med myndigheter för att bistå dem i deras arbete med att utreda brott eller misstanke om brott. Bara Polisen kan begära ut bilder från Länsförsäkringar Västerbotten.

Gallring

Inspelat material lagras i upp till 14 dagar och raderas därefter.